Privacy Policy

Versie: 1.0
Datum: 19-01-2026

1. Wie zijn wij?

HortiScience Innovatie Center (HIC) (hierna: HIC, wij of ons) verwerkt persoonsgegevens van deelnemers, bezoekers, partners, leveranciers en andere betrokkenen. Wij doen dit zorgvuldig en in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Contactgegevens
HortiScience Innovatie Center (HIC)
Adres: Violierenweg 1
Postcode en plaats: 2665 MV Bleiswijk
E-mail: info@hiceu.com 
Website: www.hiceu.com

KvK-nummer: 97757659

2. Wanneer is deze privacy policy van toepassing?

Deze privacy policy is van toepassing op alle verwerkingen van persoonsgegevens door HIC, waaronder:

  • Bezoek aan onze website(s)

  • Contact via e-mail, telefoon of formulieren

  • Deelname aan programma’s, events of projecten

  • Aanmelding voor nieuwsbrieven en updates

  • Samenwerking met startups, partners en leveranciers

  • Sollicitaties

3. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

HIC kan de volgende categorieën persoonsgegevens verwerken (afhankelijk van de situatie):

3.1 Persoonsgegevens die u zelf aan ons verstrekt

  • Naam

  • Bedrijfsnaam

  • Functie

  • E-mailadres

  • Telefoonnummer

  • Factuur- en betalingsgegevens

  • Communicatie (bijv. e-mailcorrespondentie)

  • Informatie die u met ons deelt tijdens aanmelding of deelname aan activiteiten

3.2 Persoonsgegevens die wij automatisch verzamelen

Wanneer u onze website bezoekt kunnen wij gegevens verzamelen zoals:

  • IP-adres

  • Browsertype

  • Apparaat- en systeeminformatie

  • Websitegedrag (bijv. via cookies of vergelijkbare technieken)

3.3 Persoonsgegevens van derden

In sommige gevallen ontvangen wij persoonsgegevens via derden, bijvoorbeeld:

  • Via een partnerorganisatie

  • Via een verwijzing of gezamenlijke activiteit

  • Via openbare bronnen (bijv. LinkedIn)

4. Waarom verwerken wij persoonsgegevens?

HIC verwerkt persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

  1. Communicatie en contact

    • Beantwoorden van vragen

    • Contact onderhouden met deelnemers, partners en leveranciers

  2. Organisatie van programma’s en activiteiten

    • Registratie en deelnamebeheer

    • Informatievoorziening over events, bijeenkomsten en trajecten

  3. Relatiebeheer en samenwerking

    • Samenwerkingen met startups, partners en kennisinstellingen

    • Matchmaking en netwerkactiviteiten

  4. Marketing en nieuwsbrieven

    • Verzenden van updates, nieuwsbrieven en uitnodigingen

    • Promotie van activiteiten en programma’s

  5. Administratieve en financiële doeleinden

    • Facturatie

    • Contractbeheer

    • Boekhouding

  6. Verbetering van onze diensten en website

    • Analyse van gebruik van website(s)

    • Optimalisatie van communicatie en dienstverlening

  7. Wettelijke verplichtingen

    • Naleving van wet- en regelgeving

    • Verantwoording richting subsidieverstrekkers (indien van toepassing)

5. Op basis van welke grondslagen verwerken wij persoonsgegevens?

HIC verwerkt persoonsgegevens alleen als daar een wettelijke grondslag voor is. Dit kan zijn:

  • Toestemming (bijv. voor nieuwsbrieven)

  • Uitvoering van een overeenkomst (bijv. deelname aan een programma of levering van diensten)

  • Wettelijke verplichting (bijv. fiscale bewaarplicht)

  • Gerechtvaardigd belang (bijv. relatiebeheer, netwerkontwikkeling, beveiliging en fraudepreventie)

Wanneer wij ons baseren op een gerechtvaardigd belang, maken wij een belangenafweging om te beoordelen of uw privacy voldoende beschermd blijft.

6. Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens?

HIC bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doelen waarvoor deze zijn verzameld.

Als u lid bent bij HIC, bewaren wij uw persoonsgegevens gedurende de looptijd van het lidmaatschap en, indien nodig, nog gedurende een redelijke periode daarna voor administratie en verantwoording.

Indicatief hanteert HIC de volgende bewaartermijnen:

  • Lidmaatschapsgegevens: gedurende het lidmaatschap en tot 2 jaar na beëindiging

  • Contactgegevens en correspondentie: tot 2 jaar na laatste contactmoment

  • Programma- en eventregistraties: tot 2 jaar na afronding

  • Financiële gegevens (facturen): 7 jaar (fiscale bewaarplicht)

  • Nieuwsbriefinschrijvingen: totdat u zich uitschrijft

  • Sollicitaties: maximaal 4 weken na afloop van de procedure (of langer met toestemming)

HIC kan gegevens langer bewaren als dit noodzakelijk is voor wettelijke verplichtingen of geschillen.

7. Met wie delen wij persoonsgegevens?

HIC deelt persoonsgegevens alleen wanneer dat noodzakelijk is en passend bij het doel.

Wij kunnen persoonsgegevens delen met:

  • Dienstverleners (verwerkers), zoals:

    • IT- en hostingpartijen

    • CRM- of mailingsoftware

    • Eventregistratie-tools

    • Administratie- en boekhoudpartijen

  • Partners waarmee we gezamenlijk programma’s organiseren (alleen wanneer relevant)

  • Overheidsinstanties indien wij daartoe wettelijk verplicht zijn

Met verwerkers sluiten wij een verwerkersovereenkomst af waarin afspraken staan over beveiliging en vertrouwelijkheid.

8. Doorgifte buiten Europese Economische Ruimte (EER)

In sommige gevallen kunnen onze dienstverleners (sub)verwerkers gebruiken buiten de EER.

Als persoonsgegevens buiten de EER worden verwerkt, zorgt HIC voor passende waarborgen, zoals:

  • Standard Contractual Clauses (SCC’s) van de Europese Commissie

  • Aanvullende technische en organisatorische maatregelen

9. Cookies en vergelijkbare technieken

HIC gebruikt cookies en vergelijkbare technieken op haar website(s) om:

  • de website goed te laten werken

  • de gebruikerservaring te verbeteren

  • inzicht te krijgen in het gebruik van de website

Waar vereist vragen wij vooraf toestemming voor het plaatsen van cookies.

Meer informatie vindt u in onze Cookieverklaring: [link invullen]

10. Beveiliging van persoonsgegevens

HIC neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies, misbruik en onbevoegde toegang.

Voorbeelden van maatregelen:

  • Toegangsbeheer (least privilege)

  • Sterke wachtwoorden en MFA waar mogelijk

  • Versleutelde opslag en/of transport (TLS)

  • Regelmatige updates en patching

  • Beperkte toegang tot gegevens voor medewerkers

11. Uw rechten

U heeft op grond van de AVG verschillende rechten:

  • Recht op inzage

  • Recht op rectificatie (correctie)

  • Recht op verwijdering (vergeten worden)

  • Recht op beperking van verwerking

  • Recht op dataportabiliteit

  • Recht van bezwaar tegen verwerking

  • Recht om toestemming in te trekken (indien verwerking op toestemming berust)

U kunt een verzoek indienen via: info@hiceu.com

Wij reageren uiterlijk binnen 1 maand.

12. Klachten

Als u een klacht heeft over de manier waarop HIC met persoonsgegevens omgaat, dan horen wij dat graag.

U kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via:
https://autoriteitpersoonsgegevens.nl

13. Wijzigingen in deze privacy policy

HIC kan deze privacy policy aanpassen, bijvoorbeeld wanneer onze diensten veranderen of wanneer wetgeving wijzigt.

Wij raden u aan deze pagina regelmatig te bekijken. De meest actuele versie staat altijd op onze website.